圖一：室內設計師與業主洽談，可使用合作說明書避免爭議。(示意圖／取自線上圖庫Pexels）
文／蘇大偉（香尼歐整合行銷專案顧問）
室內設計師Leo接到王小姐的諮詢電話，王小姐表示非常欣賞Leo的設計風格，希望盡快開始規劃新家的裝修。Leo興奮地立即投入大量時間與精力，打造多份設計圖與報價單。然而，雙方數次溝通後，王小姐突然表示「需要再考慮」便杳無音訊。Leo白白耗費時間與心血，更因推掉其他客戶而喪失潛在合作機會。
許多室內設計師都有類似的「做白工」經驗，問題根源往往出在洽談前缺乏明確的承諾或共識。設計師與消費者之間存在資訊不對等與預期落差，業主對設計流程、費用結構、雙方權責等一知半解，而設計師可能因急於促成合作，忽略前期溝通需要的細緻與嚴謹。這種模糊不清的合作模式，一旦遇到客戶變卦、需求不明、費用爭議，設計師往往難以自保，不僅影響收益，更可能損害公司聲譽。
本文建議，室內設計公司與業主開始接觸時，便使用「合作說明書」文件，以利雙方洽談。首先，明確定義服務範圍與階段性成果，避免客戶對服務內容產生不切實際的期待。其次，透明化費用結構與支付方式，對於可能產生的「追加減」項目，事先說明其處理原則與流程，大幅減少日後因費用問題而產生的爭議。
再者，合作說明書可以釐清雙方權責與義務，明確劃分設計師與客戶在專案中的權利與義務。例如設計師僅負責繪圖而沒有承接工程，便不承攬監工責任等。對於可能發生的情況，也應預先約定處理原則，例如為了安全起見，建議業主前往工地時，需由設計師陪同或先行告知，為雙方提供明確的行為準則。
值得注意的是，合作說明書更是展現設計師專業與誠意的關鍵。設計師向客戶說明時透過逐條解釋，幫助客戶全面理解合作的細節。當客戶充分理解並認同說明書的內容時，這份文件便不是束縛，而是建立互信、確保合作順利的「定心丸」。
一份完善「合作說明書」，是室內設計公司保護自身、提升專業形象、確保專案順利進行的關鍵工具。設計公司透過合作說明書與業主洽談，不僅能有效規避潛在風險，更能透過透明化的溝通，建立客戶的高度信任與滿意度。
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